So läuft deine Planung mit Festlotse
Ein Beispiel von Anfang bis Ende: ein 60. Geburtstag mit 60 Gästen an einem Samstag im Juni. Scroll durch den Zeitstrahl und sieh, wer wann an der Reihe ist: du, wir, die Betriebe oder deine Gäste.
Der Zeitstrahl: ein 60. Geburtstag im Juni
Die Farben zeigen, wer an der Reihe ist:
DuFestlotseBetriebGäste
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10 Monate vorherDu
Eckdaten klären
Anlass, Wunschtermin, ungefähre Gästezahl und ein Budgetrahmen. Für einen Samstag im Juni ist jetzt der richtige Moment, siehe Wie früh muss ich eine Location buchen?.
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Am selben AbendDu
Fragebogen ausfüllen
Im Locations-Check trägst du in acht kurzen Schritten Anlass, Ort, Datum, Gäste, Budget und Wünsche ein. Ein Konto brauchst du nicht.
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SofortFestlotse
Code per Mail, dein Board geht auf
Du bekommst eine Mail mit einem sechsstelligen Code. Damit öffnet sich dein Planungsboard mit passenden Locations, mit Namen, Ort und Passung in Prozent.
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Gleich danachDu
Vergleichen und anfragen
Du schaust dir die Vorschläge an und drückst bei deinen Favoriten auf „Verfügbarkeit anfragen“. Die erste Anfrage ist kostenlos, mit dem Paket fragst du so viele an, wie du möchtest.
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Direkt danachFestlotse
Wir prüfen und verschicken
Ein Mensch aus unserem Team sieht jede Anfrage an, bevor sie rausgeht. Etwa fünf Minuten nach deiner letzten Anfrage bekommst du eine Zusammenfassung per Mail.
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Meist in wenigen TagenBetrieb
Die Locations antworten
„Termin frei“, ein Angebot oder eine Absage: Jede Antwort steht in deinem Board unter „Deine Anfragen“ und trägt das Zeichen „Neu“.
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Nach 1 und 2 TagenFestlotse
Wir fassen nach
Schweigt eine Location, fragen wir nach einem Tag nach und einen Tag später noch einmal. Wann die nächste Nachfrage kommt, steht in deinem Board.
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Nach 72 StundenFestlotse
Die Garantie greift (Paket)
Antwortet eine Location gar nicht, haben wir schon einen vergleichbaren Betrieb angefragt und sagen dir Bescheid. Schweigt auch der 72 Stunden lang, bekommst du die 39 € zurück.
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9 Monate vorherDu
Location zusagen
Du entscheidest dich und schließt den Vertrag direkt mit der Location. Lies Kaution und Stornobedingungen und kläre, ob die Küche des Hauses Pflicht ist.
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3 bis 6 Monate vorherDu
Essen, Musik und Fotos anfragen
Im selben Board wechselst du zu Catering, Musik, Fotograf, Technik oder Deko und fragst dort genauso an. Darf ein eigener Caterer in die Location, such dir einen, der liefert.
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Meist in wenigen TagenBetrieb
Angebote kommen rein
Die Antworten stehen wieder unter „Deine Anfragen“. Mit dem Paket siehst du Telefon und E-Mail der Betriebe und klärst Einzelheiten direkt.
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8 Wochen vorherDu
Einladung per Link
Mit dem Paket schreibst du im Board deinen Einladungstext und teilst einen Link, zum Beispiel in der Familiengruppe. Bitte um Antwort bis vier Wochen vor der Feier.
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Bis 4 Wochen vorherGäste
Gäste sagen zu oder ab
Jeder Gast antwortet mit Zusage, Absage oder „weiß noch nicht“ und nennt, wie viele Erwachsene und Kinder kommen. Du siehst die Summen, die anderen Gäste sehen nichts davon.
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2 bis 3 Wochen vorherDu
Endgültige Zahl melden
Die Summe der Zusagen gibst du selbst an Location und Küche weiter. Mit bestätigter E-Mail bekommst du 14, 7 und einen Tag vor der Feier den Stand deiner Gästeliste.
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Am Tag der FeierDu
Feiern
Bestimm eine Person, die für die Location ansprechbar ist, und zwar nicht das Geburtstagskind. Alle Antworten und Absprachen findest du bei Bedarf in deinem Board.
Wer macht was
| Wer | Aufgabe |
|---|---|
| Du | Fragebogen ausfüllen, Vorschläge vergleichen, anfragen, zusagen und den Vertrag mit dem Betrieb schließen, Gäste einladen, die endgültige Zahl melden. |
| Festlotse | Passende Betriebe heraussuchen, Anfragen schreiben und prüfen, nachfassen, Antworten ins Board stellen, bei Schweigen mit dem Paket einen Ersatz anfragen. |
| Betrieb | Termin bestätigen oder absagen, ein Angebot machen, den Vertrag mit dir schließen. |
| Gäste | Über den Einladungslink zu- oder absagen und sagen, wie viele kommen. |
Häufige Fragen
Wie lange vorher sollte ich mit Festlotse anfangen?
So früh, wie du eine Location anfragen würdest: für einen Samstag zwischen Mai und September 9 bis 12 Monate vorher, sonntags und unter der Woche oft 2 bis 4 Monate. Der Fragebogen selbst hat acht kurze Schritte.
Erinnert mich Festlotse an Fristen?
Mit der Gästeliste bekommst du 14, 7 und einen Tag vor der Feier den Stand der Zusagen per E-Mail. Termine wie die endgültige Gästezahl an die Location trägst du dir selbst ein, der Zeitstrahl oben hilft dabei.
Kann ich zuerst nur die Location suchen?
Ja. Du fragst nur an, was du gerade brauchst. Catering, Musik, Fotograf, Technik und Deko öffnest du später im selben Board.
Was kostet die Planung mit Festlotse?
Fragebogen, Vorschläge und die erste Anfrage sind kostenlos. Für weitere Anfragen, die Kontaktdaten der Betriebe, die Gästeliste und die Antwort-Garantie gibt es das Paket „Deine Feier steht“ für 39 € einmalig, gültig für eine Feier.
Location gefunden? Dann fragen wir für dich an.
Du nennst Datum, Ort und Gästezahl. Wir fragen bei geprüften Locations an, ob dein Termin frei ist, und schicken dir die Antworten. Kostenlos, Antwort in 72 Stunden.